Ook in de geestelijke gezondheidszorg is de productiviteit een punt van zorg. Net als in veel andere organisaties is er een direct verband tussen de “verkoopbare uren” en de inkomsten.
Als het met de inkomsten minder goed gaat wordt er direct naar de urenbesteding van medewerkers gekeken. Maar misschien ligt het probleem niet bij de medewerkers?
Deming zei al dat 95% van de problemen met het systeem te maken hebben en niet met de mensen. Laten we het “productiviteitssysteem” eens onderzoeken.
Categorisering Productiviteit
Capaciteit in balans met de Klantvraag
Dit is zoals je het graag wilt hebben. Productiviteit is van voldoende niveau en er zijn nauwelijks wachtlijsten. Hier hoef je voorlopig niets aan te doen.
Capaciteit is onvoldoende voor de Klantvraag
Onvoldoende capaciteit is misschien wel mooi voor de productiviteit maar het leidt tot allerlei andere problemen.
Te lange wachtlijsten is in de geestelijke gezondheidszorg het meest zichtbare probleem. Maar hier loop je ook het risico dat medewerkers overwerkt raken met alle negatieve consequenties van dien.
Is dit nu het eerste punt van actie? Als je een echt productiviteitsprobleem hebt waarschijnlijk niet.
Overcapaciteit
Vanuit bedrijfseconomisch oogpunt is dit echt een probleem. Je hebt wel mensen maar geen klanten voor hun diensten. Je hebt dus wel de kosten maar niet de inkomsten. Op de lange termijn is dat geen houdbare situatie.
Is dit dan het eerste punt van actie? Waarschijnlijk niet. Ten eerste heb je die capaciteit misschien nog nodig om andere klanten te bedienen om op die manier meer inkomsten te genereren. Dat kan omscholing vereisen wat tijd kost en je moet dan al weten welke capaciteiten je wilt gaan scholen. Dat uitzoeken kost ook tijd.
Afbouwen van capaciteit is een mogelijkheid om kosten te besparen en zo ook de productiviteit te verbeteren. Dat zijn relatief langdurige trajecten die bij lange dienstverbanden kostbaar kunnen zijn. Om van de persoonlijke ellende nog maar te zwijgen.
Lage productiviteit en lange wachtlijsten
Dit is de meest interessante categorie om als eerste de aandacht op te richten. Er zijn immers klanten die voor extra inkomsten kunnen zorgen.
Omdat er voldoende klanten zijn is het wel raar dat de productiviteit laag is.
Wat is hier aan de hand?
Je zou verwachten dat dit probleem zich helemaal niet voordoet. Toch lijkt dit probleem in de geestelijke gezondheidszorg substantieel te zijn.
In andere omgevingen zoals de industrie of in de dienstverlening zijn er allerlei hulpmiddelen voor Capaciteitsmanagement of Workflow Management. Dit soort systemen ben ik in de geestelijke gezondheidszorg nog niet tegengekomen.
Dit probleem aanpakken levert een directe verbetering van de productiviteit op en helpt direct mee de wachtlijsten te verkorten.
Een echte Win-WIN…
Verloren Capaciteit
Als eerste zou ik een analyse gaan maken van de capaciteit die verloren gaat en dus voor een te lage productiviteit zorgt. Het meest voor de hand liggend lijkt om per medewerker te gaan kijken wat de productiviteit is en hoe die zich verhoudt tot de norm. Deze informatie is vaak wel beschikbaar.
Dit levert een eerste verdeling op tussen mensen die (meer) dan voldoende inkomsten genereren en mensen die te weinig inkomsten genereren.
Vervolgens kun je dan een tweede schifting maken door te kijken naar de capaciteiten van deze mensen en of daar wel of geen klanten voor zijn.
Als er wel klanten zijn en er worden te weinig uren gemaakt dan is er waarschijnlijk iets mis in de aansturing van deze mensen.
Dit zou ik vervolgens als eerste gaan onderzoeken. Hier gaat namelijk echt iets mis wat waarschijnlijk heel snel is op te lossen. Dit oplossen heeft ook direct impact op de productiviteit en de bijbehorende inkomsten. En niet op de laatste plaats: het helpt de wachtlijsten te verkorten!
Een echte Win-WIN…
Verder verbeteren
Het tweede probleem dat ik zou aanpakken heeft te maken met de mensen waarvan de productiviteit te hoog is. Hier loopt de organisatie namelijk het risico dat mensen afbranden.
Om hier verbetering in aan te brengen is het zaak om onderscheid te gaan maken tussen kerntaken en neventaken.
Meestal geen gemakkelijk gesprek maar het effect kan wel heel groot zijn.
Een coördinerend behandelaar bijvoorbeeld, geeft niet alleen een behandeling maar voert ook allerlei coördinerende taken uit.
Welke van deze werkzaamheden vereisen de specifieke kwalificaties van deze behandelaar en welke taken zouden eventueel overgenomen kunnen worden door andere mensen?
Op het moment dat je hier slagen in kunt maken dan komt er kritische capaciteit vrij die op een gegeven moment ingezet kan worden om meer klanten te helpen.
Dat heeft zowel effect op de totale productiviteit van de hele organisatie als op het verkorten van de wachtlijsten!
Een echte Win-WIN…